Kiểm soát chi phí khách sạn | Bí quyết tối ưu lợi nhuận

7 phút đọc, cập nhật 11:59 21/08/2024

Trong ngành khách sạn cạnh tranh khốc liệt, việc kiểm soát chi phí hiệu quả là chìa khóa để đảm bảo lợi nhuận và sự phát triển bền vững. Từ việc quản lý chi phí cố định như tiền thuê, bảo hiểm đến các khoản chi phí biến đổi như thực phẩm, đồ uống và tiện ích, mỗi khía cạnh đều cần được xem xét kỹ lưỡng và tối ưu hóa. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các loại chi phí khách sạn thường gặp, đồng thời đưa ra những chiến lược và công cụ hữu ích để bạn có thể kiểm soát chi phí một cách hiệu quả, từ đó nâng cao lợi nhuận và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

1. Hiểu rõ chi phí khách sạn để quản lý hiệu quả

Chi phí khách sạn là tập hợp tất cả các khoản chi tiêu cần thiết để duy trì hoạt động và cung cấp dịch vụ chất lượng cho khách hàng. Việc thấu hiểu và phân loại các loại chi phí này là nền tảng để xây dựng chiến lược quản lý tài chính hiệu quả, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận và đảm bảo sự phát triển bền vững cho khách sạn.

1.1. Chi phí cố định và các giải pháp quản lý

Chi phí cố định là những khoản chi không thay đổi theo số lượng khách hoặc mức độ hoạt động của khách sạn. Đây là những khoản chi phí thường xuyên và có thể dự đoán trước, bao gồm:

• Tiền thuê mặt bằng: Thường chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí, đặc biệt đối với những khách sạn tọa lạc tại vị trí đắc địa. Để quản lý hiệu quả, bạn có thể thương lượng với chủ sở hữu để có được mức giá thuê hợp lý hoặc tìm kiếm các giải pháp tài chính khác như mua lại mặt bằng.
• Thuế tài sản: Đây là khoản chi phí bắt buộc và thường được tính dựa trên giá trị tài sản của khách sạn. Để giảm thiểu chi phí này, bạn có thể tìm hiểu các chính sách ưu đãi về thuế của địa phương hoặc tối ưu hóa giá trị tài sản của khách sạn.
• Bảo hiểm: Bảo hiểm là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh khách sạn, giúp bảo vệ tài sản và giảm thiểu rủi ro. Để tiết kiệm chi phí bảo hiểm, bạn có thể so sánh các gói bảo hiểm từ các nhà cung cấp khác nhau, thương lượng để có mức giá tốt hơn, và thực hiện các biện pháp phòng ngừa rủi ro như lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống an ninh,...
• Khấu hao tài sản: Tài sản cố định của khách sạn sẽ mất giá trị theo thời gian sử dụng. Chi phí khấu hao được tính để phản ánh sự giảm giá trị này. Để quản lý chi phí khấu hao, bạn cần lên kế hoạch bảo trì và nâng cấp tài sản định kỳ để kéo dài tuổi thọ của chúng.
• Lương nhân viên quản lý: Lương của các nhân viên quản lý cấp cao thường được coi là chi phí cố định. Để tối ưu hóa chi phí này, bạn cần xây dựng một cơ cấu lương thưởng hợp lý, công bằng và có tính cạnh tranh để thu hút và giữ chân nhân tài.
• Chi phí tiếp thị và quảng cáo: Một số hoạt động tiếp thị và quảng cáo như thiết kế website, in ấn tài liệu quảng cáo có thể được coi là chi phí cố định. Để quản lý chi phí này, bạn cần xây dựng kế hoạch tiếp thị hiệu quả, tập trung vào các kênh tiếp thị mang lại hiệu quả cao và đo lường được kết quả.

1.2. Chi phí biến đổi và các giải pháp quản lý

Chi phí biến đổi là những khoản chi phí thay đổi trực tiếp theo số lượng khách hàng hoặc mức độ hoạt động của khách sạn. Khi khách sạn có nhiều khách hơn hoặc hoạt động mạnh hơn, chi phí biến đổi sẽ tăng lên và ngược lại. Một số ví dụ điển hình về chi phí biến đổi và cách quản lý bao gồm:

• Chi phí thực phẩm và đồ uống:
  • Thực trạng: Chi phí này có thể dao động mạnh tùy theo mùa vụ, nhu cầu khách hàng và giá cả thị trường.
  • Giải pháp: Lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu chi tiết, lựa chọn nhà cung cấp uy tín với giá cả cạnh tranh, kiểm soát chặt chẽ định lượng và chất lượng món ăn, đào tạo nhân viên phục vụ chuyên nghiệp để giảm thiểu sai sót và lãng phí.
• Chi phí vật tư tiêu hao:
  • Thực trạng: Bao gồm các vật dụng như khăn tắm, ga trải giường, đồ dùng vệ sinh cá nhân,... có thể bị hao mòn và cần thay thế thường xuyên.
  • Giải pháp: Lựa chọn các sản phẩm chất lượng tốt để kéo dài tuổi thọ, đào tạo nhân viên vệ sinh phòng ốc đúng cách để giảm thiểu hư hỏng, khuyến khích khách hàng tái sử dụng khăn tắm để giảm lượng giặt ủi.
• Chi phí năng lượng:
  • Thực trạng: Chi phí điện, nước, gas có thể tăng cao, đặc biệt trong mùa cao điểm du lịch hoặc khi khách sạn có nhiều hoạt động.
  • Giải pháp: Sử dụng các thiết bị tiết kiệm năng lượng như bóng đèn LED, điều hòa inverter, hệ thống năng lượng mặt trời, lắp đặt cảm biến chuyển động để tự động tắt đèn khi không có người, khuyến khích khách hàng tắt các thiết bị điện khi ra khỏi phòng.
• Chi phí giặt ủi:
  • Thực trạng: Tần suất giặt ủi cao có thể làm tăng chi phí đáng kể.
  • Giải pháp: Đầu tư vào máy móc giặt ủi hiện đại, tiết kiệm năng lượng và nước, sử dụng hóa chất giặt tẩy thân thiện với môi trường, xem xét việc thuê ngoài dịch vụ giặt ủi nếu chi phí tự giặt quá cao.
• Lương nhân viên phục vụ:
  • Thực trạng: Chi phí nhân sự có thể chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí của khách sạn.
  • Giải pháp: Xây dựng bảng lương và chế độ đãi ngộ hấp dẫn để thu hút và giữ chân nhân tài, đào tạo nhân viên bài bản để nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ, tối ưu hóa số lượng nhân viên theo mùa vụ và nhu cầu kinh doanh.
• Hoa hồng đại lý:
  • Thực trạng: Chi phí hoa hồng cho các đại lý du lịch trực tuyến có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của khách sạn.
  • Giải pháp: Đàm phán với các đại lý để có mức hoa hồng hợp lý, phát triển các kênh bán phòng trực tiếp để giảm sự phụ thuộc vào đại lý.

2. Phân tích và kiểm soát chi phí

Việc phân tích và kiểm soát chi phí là một quy trình liên tục và cần được thực hiện một cách có hệ thống để đảm bảo hiệu quả. Dưới đây là các bước chi tiết để thực hiện quá trình này:

2.1 Thu thập dữ liệu chi phí

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là thu thập đầy đủ và chính xác các dữ liệu liên quan đến chi phí của khách sạn. Nguồn dữ liệu này có thể bao gồm:

• Báo cáo tài chính: Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán,... sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của khách sạn.
• Hóa đơn: Hóa đơn mua hàng, hóa đơn dịch vụ, hóa đơn điện nước,... sẽ giúp bạn theo dõi chi tiết các khoản chi tiêu của khách sạn.
• Bảng lương: Bảng lương sẽ cho bạn biết chi phí nhân sự của khách sạn, bao gồm lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm,...
• Các tài liệu liên quan khác: Các tài liệu như hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng cung cấp dịch vụ,... cũng chứa thông tin quan trọng về chi phí.

2.2 Phân loại chi phí

Sau khi thu thập đầy đủ dữ liệu, bạn cần phân loại chi phí thành các nhóm khác nhau để dễ dàng quản lý và phân tích. Một số cách phân loại chi phí phổ biến bao gồm:

• Theo tính chất: Chi phí cố định và chi phí biến đổi (đã được trình bày ở phần 1).
• Theo bộ phận: Chi phí phòng, chi phí ăn uống, chi phí tiện ích, chi phí nhân sự, chi phí tiếp thị, chi phí hành chính,...
• Theo mục đích sử dụng: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí khấu hao, chi phí thuê ngoài,...

Việc phân loại chi phí sẽ giúp bạn xác định rõ nguồn gốc của từng khoản chi phí, từ đó dễ dàng tìm ra những khoản chi phí có thể cắt giảm hoặc tối ưu hóa.

2.3 Xác định các khoản chi phí cần cắt giảm

Phân tích dữ liệu chi phí đã thu thập và phân loại để xác định những khoản chi phí nào đang vượt quá ngân sách hoặc có thể được cắt giảm mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Bạn có thể sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu như Excel, Tableau, Power BI,... để tạo ra các biểu đồ, báo cáo trực quan giúp bạn dễ dàng nhận diện các vấn đề.

Một số câu hỏi bạn có thể đặt ra trong quá trình phân tích:

• Khoản chi phí nào đang chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí?
• Khoản chi phí nào có xu hướng tăng nhanh trong thời gian gần đây?
• Có khoản chi phí nào không cần thiết hoặc có thể được thay thế bằng giải pháp tiết kiệm hơn không?

2.4 Đề xuất các giải pháp cắt giảm chi phí

Sau khi xác định được các khoản chi phí cần cắt giảm, bạn cần đề xuất các giải pháp cụ thể để thực hiện. Một số giải pháp phổ biến bao gồm:

• Tìm kiếm các nhà cung cấp giá rẻ hơn: Đàm phán với các nhà cung cấp hiện tại để có được mức giá tốt hơn hoặc tìm kiếm các nhà cung cấp mới có giá cả cạnh tranh hơn.
• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Rà soát lại các quy trình làm việc để tìm ra những điểm chưa hiệu quả và cải tiến chúng. Sử dụng công nghệ để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về các kỹ năng cần thiết để làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Sử dụng năng lượng hiệu quả: Sử dụng các thiết bị tiết kiệm năng lượng, tắt đèn và các thiết bị điện khi không sử dụng, tận dụng ánh sáng tự nhiên,...
• Giảm thiểu lãng phí: Kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu, thực phẩm, đồ uống,... để tránh lãng phí.

2.5 Theo dõi và đánh giá

Việc kiểm soát chi phí không phải là một công việc một lần mà là một quá trình liên tục. Bạn cần thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu quả của các biện pháp cắt giảm chi phí để có thể điều chỉnh và cải thiện liên tục. Sử dụng các công cụ báo cáo để theo dõi các chỉ số chi phí quan trọng và so sánh chúng với các mục tiêu đã đặt ra. Nếu có sự chênh lệch, bạn cần tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.

Bằng cách thực hiện các bước trên một cách có hệ thống và kiên trì, bạn có thể kiểm soát chi phí khách sạn một cách hiệu quả, từ đó nâng cao lợi nhuận và đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp của mình.

3. Công cụ hỗ trợ kiểm soát chi phí

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm và giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý khách sạn, giúp bạn kiểm soát chi phí hiệu quả hơn. Một số phần mềm phổ biến bao gồm:

• Phần mềm quản lý khách sạn (PMS): Giúp bạn quản lý toàn bộ hoạt động của khách sạn, từ đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, quản lý phòng, quản lý nhân sự, quản lý doanh thu, chi phí,...
• Phần mềm quản lý kênh phân phối (Channel Manager): Giúp bạn quản lý việc phân phối phòng trên các kênh bán phòng trực tuyến như Booking.com, Agoda, Expedia,...
• Phần mềm quản lý doanh thu (Revenue Management System - RMS): Giúp bạn tối ưu hóa doanh thu bằng cách phân tích dữ liệu thị trường, dự đoán nhu cầu khách hàng và điều chỉnh giá phòng phù hợp.
• Phần mềm quản lý nhà hàng và bar (Point of Sale - POS): Giúp bạn quản lý hoạt động kinh doanh của nhà hàng và bar, từ đặt bàn, gọi món, thanh toán, quản lý kho, theo dõi doanh thu, chi phí,...

Kiểm soát chi phí là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự nỗ lực không ngừng của toàn bộ đội ngũ nhân viên khách sạn. Bằng cách áp dụng các chiến lược và công cụ phù hợp, bạn có thể tối ưu hóa chi phí, nâng cao lợi nhuận và tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng. Hãy nhớ rằng, việc đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên là những yếu tố quan trọng để đạt được thành công trong việc kiểm soát chi phí khách sạn.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và những gợi ý thiết thực để bạn có thể áp dụng vào việc quản lý khách sạn của mình. Chúc bạn thành công!

© Hotelio - DMCA Protected